Trước khi ra nước ngoài, hãy gom mọi giấy tờ về nhân thân, học hành, nghề nghiệp và sức khoẻ của cả nhà vào một chỗ, soát lỗi từng tờ, làm bản sao và lưu bản số. Làm việc này sớm giúp bạn khỏi phải nhờ người ở quê lục tủ tìm hộ khi đã ở xa. Còn hồ sơ cần những giấy gì thì hỏi luật sư di trú hoặc cơ quan lãnh sự, mình không bàn ở đây.
Chào bạn, đây là Nhà Hoạch Định. Nghe tới giấy tờ nhiều người đã thấy mệt. Nhưng tập này không nói thủ tục. Mình nói chuyện làm sao để giấy tờ của cả một đời, vốn nằm rải rác khắp nhà, trở thành thứ mình nắm trong tay.
Vì sao giấy tờ là nỗi lo âm thầm của người đi xa?
Ở quê, cần giấy gì thì về nhà lục tủ, hoặc ra phường làm lại. Ở xa, một tờ giấy khai sinh cũ, một bảng điểm năm nhất đại học có thể trở thành việc lớn, vì phải nhờ người thân đi tìm, đi xin, rồi gửi qua.
Một anh kể rằng hai năm sau khi sang, anh cần bảng điểm đại học để học tiếp. Bố anh đã già, phải nhờ người chở lên trường cũ mấy lần. Anh áy náy mãi vì một việc lẽ ra mình làm trước khi đi chỉ mất một buổi.
Chuyện giấy tờ còn có mặt cảm xúc. Nhiều người thấy lo mơ hồ khi đi xa, và một phần của cái lo ấy là cảm giác không nắm được mình có gì, thiếu gì. Gom lại được mọi thứ trong một bìa hồ sơ tự nhiên thấy vững hơn.
Nên hãy coi việc gom giấy tờ không phải là việc hành chính, mà là việc thu xếp lại đời mình trước một chuyến đi dài.
Gom những nhóm giấy tờ nào?
Giờ mình chia thành bốn nhóm cho dễ nhớ. Nhóm nhân thân: giấy khai sinh, giấy tờ tuỳ thân, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ liên quan đến con. Nhóm học hành: bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ, học bạ của con qua các năm.
Nhóm nghề nghiệp: hợp đồng lao động cũ, giấy xác nhận kinh nghiệm, thư giới thiệu nếu có. Nhóm sức khoẻ: sổ tiêm chủng, tóm tắt bệnh sử, kết quả xét nghiệm gần nhất.
Không phải giấy nào cũng cần cho hồ sơ đi, và mình không liệt kê cái nào bắt buộc, vì mỗi trường hợp mỗi khác. Nhưng giấy nào có thể cần cho cuộc sống sau này, như đi học tiếp, xin việc, cho con nhập học, thì nên có trong tay.
Một mẹo nhỏ là nghĩ về mười năm tới: con sẽ vào cấp mấy, mình có thể học gì thêm. Giấy tờ phục vụ những bước ấy nên được gom luôn bây giờ.
Soát lỗi tên, ngày tháng trước khi quá muộn
Đây là phần rất nhiều người bỏ qua. Giấy tờ Việt Nam qua nhiều năm, nhiều nơi cấp, rất hay lệch nhau. Tên có dấu chỗ có chỗ không, ngày sinh lệch một ngày, quê quán ghi hai kiểu, tên đệm viết khác.
Ở quê, những sai lệch này thường được bỏ qua. Nhưng khi giấy tờ phải đi qua một hệ thống khác, dịch sang ngôn ngữ khác, một chữ lệch có thể thành chuyện cần giải thích rất lâu.
Nên hãy đặt tất cả giấy tờ của một người cạnh nhau và so từng dòng: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, tên cha mẹ. Chỗ nào lệch, ghi lại. Việc sửa hay không, sửa thế nào, hỏi cơ quan có thẩm quyền ở quê và hỏi luật sư di trú xem sự sai lệch đó có ảnh hưởng gì không.
Làm việc này khi còn ở trong nước dễ hơn nhiều so với khi đã ở xa.
Bản gốc, bản sao và bản số
Giờ mình nói về cách cất. Mỗi giấy tờ quan trọng nên có ba dạng. Bản gốc cất một chỗ an toàn, bản sao giấy để dùng hằng ngày, và bản số chụp rõ nét lưu ở nơi mình mở được từ bất cứ đâu.
Với bản số, hãy đặt tên tệp rõ ràng, ví dụ tên người, loại giấy, năm cấp. Để trong một thư mục riêng cho từng người. Nhiều người chụp cả trăm tấm ảnh rồi để lẫn trong điện thoại, đến khi cần lại không tìm ra.
Cũng nên để một bộ bản sao ở nhà người thân tin cậy ở quê. Nếu có chuyện mất mát, người đó có thể giúp mình nhanh hơn.
Và nhớ bảo vệ bản số cẩn thận. Giấy tờ tuỳ thân mà lọt ra ngoài có thể bị kẻ xấu dùng. Đặt mật khẩu, không gửi lung tung qua các nhóm trò chuyện.
Giấy tờ của con và của bố mẹ già
Con cái thường là phần giấy tờ lộn xộn nhất, vì mỗi năm một ít: giấy khen, học bạ, giấy chuyển trường. Nên gom lại theo từng năm học. Sau này con đi học tiếp, những giấy này đôi khi lại cần.
Nếu có thể, hãy xin nhà trường một bản nhận xét về con, không phải để làm hồ sơ, mà để giáo viên mới hiểu con hơn. Một đoạn nhận xét về tính cách, sở thích, điểm mạnh của con giúp giáo viên bên kia có chỗ bắt đầu.
Với bố mẹ già ở lại, cũng nên cùng bố mẹ gom giấy tờ của bố mẹ, biết để ở đâu, và ghi lại những thông tin cần liên hệ. Khi mình ở xa mà bố mẹ cần làm thủ tục gì, mình còn biết mà giúp.
Mình để bạn một câu hỏi: nếu ngày mai bạn cần tấm bằng tốt nghiệp của mình, bạn có biết chính xác nó đang nằm ở đâu không?
Câu hỏi thường gặp
Đi nước ngoài nên mang bản gốc hay bản sao giấy tờ?
Tuỳ việc bạn cần làm ở bên đó. Giấy nào cơ quan nơi đến yêu cầu bản gốc thì hỏi luật sư hoặc lãnh sự. Nguyên tắc chung là luôn có bản sao và bản số để phòng mất mát.
Giấy tờ bị sai tên hoặc ngày sinh thì phải làm sao?
Ghi lại mọi chỗ sai lệch, hỏi cơ quan cấp giấy ở quê về việc sửa, và hỏi luật sư di trú xem nó có ảnh hưởng gì. Nên làm khi còn ở trong nước vì thuận tiện hơn nhiều.
Có nên lưu giấy tờ tuỳ thân trên điện thoại?
Nên có bản số, nhưng phải bảo vệ bằng mật khẩu và không gửi qua các nhóm trò chuyện đông người. Đặt tên tệp rõ ràng để khi cần tìm được ngay.
Giấy tờ học tập của con cần gom những gì?
Học bạ, giấy khen, giấy chuyển trường qua các năm và nếu được thì một bản nhận xét của giáo viên. Những giấy này giúp con khi đi học tiếp và giúp giáo viên mới hiểu con.
Nên để một bộ bản sao giấy tờ ở quê không?
Nên, đặt ở nhà một người thân tin cậy. Khi có chuyện mất mát hoặc cần gấp, người đó có thể hỗ trợ nhanh hơn việc mình tự xoay xở từ xa.
